3 spôsoby ukladania dokumentov v cloude pre používateľov Apple

Pokiaľ ide o ukladanie údajov, vždy počujeme hovoriť o „cloud“, ale tento koncept sa môže ťažko rozmotať pre všetkých okrem tých najspoľahlivejších medzi nami. Zjednodušene povedané, „cloud“ znamená online úložisko akéhokoľvek druhu - databázy a webové stránky, ktoré hosťujú a nasadzujú údaje používateľom na požiadanie. To umožňuje zdieľať dokumenty medzi vašimi zariadeniami, streamovať hudbu v gigabajtoch a uvoľňovať miesto na fotkách v telefóne.

Medzi najskoršie cloudové služby, ktoré sa objavia na trhu, bol iCloud pravdepodobne najúspešnejším mainstreamingom koncepcie a dodnes je stále jedným z popredných poskytovateľov cloudových úložísk na webe - služba je zabudovaná do každého iPhone. Používanie iCloudu na prácu však môže byť skľučujúcou vyhliadkou, ak s tým nie ste úplne oboznámení.

V skutočnosti jeden z našich poslucháčov na výstave Kim Komando zavolal so žiadosťou o túto samotnú koncepciu. Chcela sa dozvedieť viac o používaní cloudu na ukladanie a zdieľanie dokumentov, čo by pomohlo optimalizovať jej digitálny pracovný tok. V reakcii na to sme sa rozhodli podrobne uviesť tri najlepšie spôsoby spracovania dokumentov v cloude pre vaše zariadenia Apple.

Prečo používať cloud?

13. júla 2019 sa v epizóde The Kim Komando Show, „AJ“ z Jefferson City v Missouri, požiadalo Kim o radu, ako vytvoriť niečo online ako fyzické spojivo. Tu je to, čo musela povedať o svojej vlastnej práci, ako aj o tom, ako dúfa, že zefektívni svoj pracovný postup pomocou svojich zariadení Apple a cloudu:

„Pracujem v zdravotníctve, niekedy na rôznych pracoviskách. Nemám pracovný stôl, svoju vlastnú zásuvku ani vlastný počítač, na ktorom by som mohol uchovávať súbory alebo záložky. Niekedy by som chcel vytiahnuť kontrolný zoznam, aby som sa ubezpečil, že pokrývam konkrétne veci, alebo ponúkam ruku. Potrebujem niečo, čo je ekvivalentom spojiva, ale prenosné. Nechcem poslať pacientovi e-mailom osobný e-mail. Ako vytvorím súbor PDF, ktorý je usporiadaný podľa témy, ktorú je možné rýchlo nájsť. Mohol by som to poslať e-mailom na môj pracovný e-mail a potom ho vytlačiť. Nemám na telefóne svoj pracovný e-mail. Ak by ste mi mohli pomôcť, mohol by som vám objasniť konkrétny scenár. “

To je vynikajúca otázka z niekoľkých dôvodov. Je rozumné zvážiť použitie cloudu na ukladanie dokumentov - pretože umožňuje každému zariadeniu, ktoré vlastníte, prístup k obsahu odkiaľkoľvek. Získanie dokumentov v cloude je však trochu konkrétnejším procesom. Na vyriešenie otázok spoločnosti AJ sú tu naše tri najlepšie odporúčania na integráciu cloudu do pracovného toku vašich dokumentov.

1. Uložte, triedite a zdieľajte svoje súbory PDF s iBooks

Pre začiatočníkov nie je iCloud špecifickou aplikáciou, ktorú otvoríte, aby ste mohli používať cloud. Ide skôr o službu, ktorá poháňa niekoľko existujúcich aplikácií v telefóne, iPade, počítači a na webe. To umožňuje vašim kontaktom záhadne sa objaviť na vašom iPade, hneď ako sa prihlásite, alebo prečo sa vaše heslá Safari prenášajú bez ohľadu na to, ktoré zariadenie používate. Ako vidíte, iCloud je spojivovým tkanivom pre väčšinu služieb spoločnosti Apple - a všetci závisia od toho, či ste prihlásení alebo nie ste prihlásení pomocou svojho Apple ID. Ak to viete a vaše heslo, ste pripravení začať.

Ak chcete odpovedať na otázku AJ, najlepším spôsobom ukladania, výmeny a zdieľania dokumentov, ako sú súbory PDF z cloudu, je použitie aplikácie Apple Books, ktorá je dodávaná s telefónom. Áno, je prekvapujúce, ako to znie, váš telefón je v skutočnosti predvolený pre aplikáciu Knihy vždy, keď otvoríte PDF - a to z dobrého dôvodu. Táto aplikácia vám umožňuje usporiadať vaše dokumenty, súbory PDF a digitálne knihy do jedinečných kategórií alebo „zbierok“, ako sa nazývajú. Môžete dokonca zoskupiť všetky svoje súbory PDF, aby ste k nim mali ľahký prístup, a môžete ich tiež usporiadať podľa názvu alebo dátumu.

Najlepšie je, ak chcete zdieľať dokument, stačí klepnúť na ikonu3 bodky pod PDF a zobrazí sa vám ponuka, kde ho môžete poslať ako prílohu. Je to všetko zabudované a nevyžaduje žiadne ďalšie sťahovanie. Príjemná práca, Apple.

2. Udržujte svoju kanceláriu v cloude so sadou programov iWork na iCloud.com

Okrem ukladania dokumentov do služby Apple Books, čo ak chcete skutočne vytvárať dokumenty v telefóne alebo notebooku a zdieľať ich pomocou cloudu? No, iCloud vás stále kryje vďaka hosťovaniu svojich služieb na iCloud.com. Na túto webovú stránku máte prístup z ľubovoľného počítača - Mac alebo PC - a keď prídete, budete mať prístup k celej rade programov na prípravu dokumentov, ktoré fungujú rovnako ako Microsoft Office. Stránky vám umožnia písať a upravovať dokumenty. Keynote umožňuje vytvárať prezentácie a čísla umožňujú vytvárať tabuľky.

A rovnako ako v prípade kníh Apple môžete rýchlo zdieľať dokumenty z ponuky každého z týchto programov kliknutím na ikonuikona troch bodov ktorá sa zobrazí, keď umiestnite kurzor myši na dokument a kliknete naň Odošlite kópiu, Navyše si môžete ľahko stiahnuť mobilné verzie týchto programov z iOS App Store, aby ste mali ľahký prístup k svojim dokumentom na cestách.

3. Pomocou aplikácie Files a iCloud Drive presúvajte svoje súbory medzi systémami a zariadeniami

Ak chcete pokračovať od posledného segmentu, iWork nie je jedinou oblasťou iCloud.com, ktorá má úplné ukladanie súborov. V skutočnosti existuje celý priečinok, pomocou ktorého môžete ukladať súbory - akýkoľvek druh súborov - medzi vašimi zariadeniami, ktoré sa nazývajú iCloud Drive. Prístup k nemu získate z domovskej obrazovky iCloud.com kliknutím na bielu ikonu s modrým mrakom.

Jednotka iCloud funguje ako vaša vlastná kartotéka naprieč zariadeniami a čokoľvek, čo na web iCloud.com odovzdáte, si budete môcť jednoducho prezerať a získať k nemu prístup z vlastnej aplikácie iCloud Drive pre váš telefón alebo tablet s názvom „Files.„Táto aplikácia vyzerá podobne ako ikona jednotky iCloud na stránke iCloud.com, ale namiesto cloudu existuje modrý priečinok so súbormi. A rovnako ako v prípade iBook a iWork je ľahké zdieľať dokumenty priamo zo samotnej aplikácie tak, že na dokument klepnete a klepnete naštvorcová ikona so šípkou v ľavej dolnej časti obrazovky.

Bonus: Získajte rýchle, bezpečné a spoľahlivé cloudové úložisko s IDrive

Samozrejme, rovnako spoľahlivé ako je iCloud, nikdy neuškodí zdvojnásobiť úložné a kybernetické zabezpečenie. Náš sponzor IDrive vie všetko o ochrane vzácnych používateľských údajov a ponúka rýchle a spoľahlivé cloudové úložisko, ktoré je plne šifrované pre maximálnu bezpečnosť.

S IDrive môžete zálohovať všetky svoje počítače, počítače Mac a mobilné zariadenia na jeden účet za jednu nízku cenu! Ísť do IDrive.com a použite propagačný kód Kim na získanie exkluzívnej ponuky. Ušetrite 90% na 5 TB cloudovej zálohy teraz! To je menej ako 7 dolárov za prvý rok!